Беседуя со мной, начинающие предприниматели или руководители малого бизнеса часто просят дать «шаблоны форм управленческого учёта». В чём же здесь ошибка? Давайте посмотрим как эффективно построить систему управленческого учёта.
Постановка целей
Как и любое дело, начинать лучше с вопроса «Зачем?», то есть с постановки целей, хотя бы на несколько лет. Итак, отвечаем на следующие вопросы по будущему компании:
- основные бизнес-направления;
- основные группы целевой аудитории;
- планируемая географическая структура (филиалы, франшизы и т. д.);
- перспективная схема бизнес-процессов;
- налоговая политика.
Возьмём в качестве примера магазин автозапчастей. Основные направления – новые запчасти, б/у запчасти, расходные материалы. Основные группы ЦА: частные лица и автосервисы. География: Россия и СНГ (пункты выдачи в Москве и Санкт-Петербурге, плюс доставка транспортными компаниями в другие места). Схема бизнес-процессов: Закупка – Обработка – Хранение – Привлечение клиентов – Продажи – Доставка – Платежи – Сервис – Возвраты – Общее управление. Налоговая политика: общая система налогообложения для новых запчастей и расходников, упрощенная система (доходы минус расходы) для б/у автозапчастей.
После этого можно переходить к следующему этапу:
Определение ключевых показателей и их значений
На этом этапе мы выбираем показатели, которые наиболее точно показывают выполнение наших целей. Очень частой ошибкой является установка безумного количества контрольных значений, что в конечном счёте убивает весь смысл (рост одних показателей понижает другие, а понимания реальной ситуации в бизнесе нет) и мотивацию сотрудников (обилие KPI напрочь отбивает желание работать лучше).
Рекомендации здесь простые — выбрать 5-7 показателей в целом характеризующие бизнес (например, объём чистой прибыли, рентабельность, отдача на вложенный капитал, коэффициент зависимости от основных контрагентов, сводный коэффициент финансовой устойчивости) и по 3-4 показателя на каждый бизнес-процесс (важно не забыть учитывать и количественные, и качественные показатели).
Продолжая наш пример, в качестве основных показателей для бизнеса мы возьмём: прибыль, рентабельность, ROE (отдача на вложенный капитал, прибыль/вложенный капитал), скорость оборачиваемости склада (стоимость запасов/среднемесячная выручка), LTV (средний доход от клиента за весь период работы с ним). Для отдела маркетинга у нас будут поставлены следующие KPI (ключевые показатели) в разрезе каждого канала привлечения клиента: средняя стоимость заявки, количество заявок, процент отказов.
Определение регулярности и форм отчётности
Только на этом этапе появляются шаблоны форм, отчётов и инструкции по их заполнению. И на этом этапе они уже проектируются под запросы руководителей и требования компании, а не берутся из учебников по финансовому менеджменту или стратегических запасов экономистов (честно взятых с предыдущего места работы).
В магазине автозапчастей большинство отчетов логично будет сделать еженедельными (движение денежных средств, доходы и расходы, складские остатки, дебиторка по автосервисам, эффективность маркетинговых каналов, продажи в разрезе категорий, складские остатки и т.д.). Часть, например, продажи и платежный календарь можно контролировать ежедневно.
Обучение сотрудников заполнению и контролю правильности данных
Важный этап, но про него тоже забывают. Если сотрудники и руководители не умеют пользоваться новой системой, можно считать, что время и деньги, потраченные на проектирование и внедрение системы, Вы просто выбросили. Почему? Очень быстро всё вернётся к старым методам и привычкам, к тому же отношение к будущим нововведениям уже будет испорчено этим неудачным опытом. В общем не забывайте обучать сотрудников, это пойдёт в плюс всем: самим сотрудникам (повысят квалификацию), компании (повысится эффективность, в частности прибыль) и Вам (будете более чётко понимать, что реально происходит в компании и меньше тратить времени на тушение внезапных пожаров).
В нашем примере это могут быть чек-листы по заполнению определенных форм (например, «Поступления от клиентов»), видеоинструкции по работе с программой (например, 1С:Торговля или amoCRM) и рабочие инструкции пошагово описывающие каждый процесс (например, «Оплата заказа клиентом) с помощью текста и наглядных схем/рисунков.
Подведём итоги:
Наведение порядка в финансах и аналитике мы начинаем со следующих шагов:
- Определяем цели и структуру бизнеса.
- Выбираем ключевые показатели для контроля.
- Решаем какие отчёты и как часто необходимы нам для взвешенных решений.
- Обучаем сотрудников правильной работе с данными.
В целом всё достаточно просто, но, если Вы понимаете, что не готовы самостоятельно углубляться в дебри регламентов, форм, цифр и инструкций, мы готовы сделать Вам такую систему под ключ. Интересно? Звоните +7 (812) 409-52-82 или пишите info@farwater.biz
Leave a Reply